眾所周知，郵件系統是企業信息化過程中不可或缺的通訊軟件，一般企業可采取自建、租用、云端部署等多種方案，無論采取哪種方案，使用郵件系統為企業員工以及外部客戶提供電子郵件通訊服務是其基本功能。近年來，信息化技術的出現，助力企業郵件管理更為簡潔、高效，也實現了企業要求的個性化功能等需求。

本文以勤哲Excel服務器為例，簡述該系統在郵件管理中的應用。

一：配置ES的郵件通知的郵件服務器設置

上圖是一個配置樣例，客戶可以配置自己的郵件服務器設置。配置好后，點擊測試按鈕，

彈出“測試成功”代表配置正確，下圖所示

二，應用場景

1、工作流相關節點的提醒：

工作流相關節點的郵件提醒包括以上的三種類型：

1）待辦事宜郵件通知

2）到期提醒郵件通知

3）辦理完成郵件通知

現以類型1，“待辦事宜郵件通知”為例，舉例說明

如圖的審批節點，點擊執行權限頁簽，我們看到該節點的辦理的角色是銷售部長， 因此，我找一個具備銷售部長這個角色的人員，給他的人員屬性里填上他的郵箱。下圖所示：

準備好以上的基本設置后，來填一張訂單模板，流轉到肖部長審核，看看能否收到郵件通知

填報保存以上表單。

如圖，肖部長的郵箱，收到了來自交辦人admin發來的工作流待辦的提醒。

如果你的智能手機上有你的郵箱的APP，或在騰訊TIM上綁定了你的郵箱，你也會手機上收到郵件提醒，并能打開看到該郵件。

有的客戶說，嗯，有待辦事宜能通過郵件收到提醒。如果是有一項工作，它有完成時限的要求，比如某項工作給某個人去辦理，需要他在3天以內完成，有待辦事項的時候通過以上的功能可以通知到這個人，但他忘了，能不能在到期前某個時間點再提醒下他，以提醒這個人辦理。

這個問題就涉及到了類型2的工作流提醒：即“到期提醒郵件通知”

設置如下：

點擊工作流相關節點的屬性，點擊【完成時限】頁簽，做如上的設置。

怎么樣，您讀懂了以上的設置嗎？

這不需要模板設計者有編程的知識，你只需要了解自身的業務邏輯就行。

有的客戶又說，那如果到了期限后這個人還沒有辦理，能不能自動提交？

答案是：也可以！

看上圖的下方有個選項“到期后自動提交，請在有效區域選項卡中輸入自動提交所需要填充的數據項內容。”

這個選項就是用來干這個的。

再看類型3“辦理完成郵件通知”

舉個例子，比如，“訂單”這個模板填報后，工作流到了“銷售經理”這個角色進行審核。這個待辦的“審核”節點是“搶先式”。而銷售經理這個角色，可能不止一個人，比如他有兩個或多個人。 那么當這兩個或多個人同時收到了同一個待辦，有一個完成審核任務后，郵件會把完成審核的通知推送到其他銷售經理，以提示其他銷售經理，不用辦理了，XXX已經辦了。

好了，工作流的郵件推送基本上已經說完，大家去試一下，就明白了。

需要有一點補充的就是，郵件提醒的內容也是可以自定義的

點擊…進行郵件主題或郵件正文的自定義，不再贅述！

2. 表間公式里的回寫（新建郵件）的應用

還是舉個例子說，假如上圖所示是采購訂單。圖中的E-mail 填寫了供應商的電子郵件地址，客戶想要在填報本公司如上的采購訂單后，直接把該采購訂單通過郵件的附件形式發給供應商。供應商在收到郵件后，按照訂單進行發貨。

這就用到了表間公式里“新建郵件”公式的應用。

新建如圖所示的新建郵件表間公式

注意下圖所示的勾選

勾選以上選項。如果不想讓對方看到訂單的某些字段值，可以勾選“在表單附件文件中僅部分字段內容可見”，然后選擇可見的內容，好了，設置好后，我填報一張采購訂單，如下圖：

沒錯，假如我這個E-Mail地址就是供應商的，填報后，保存。為了展示更清楚，我用電腦打開該郵件，展示給大家：

注意，里面的郵件標題和郵件內容都是我自定義的，你也能。

下載郵件附件的excel表格，打開如下：

以此類推，你可以想象更多的場景，結合自身的業務需求。 比如，客戶購買你的產品，做出庫單后，自動通過郵件通知客戶他要的貨已出庫，該如何設置呢？不妨自己試試看！

3. 自定義查詢里的郵件推送

設置如上圖所示，這個我就不再舉例了。可以放飛我們的想象。

總結

回到題目，我確實覺得ES的郵件推送真是妙不可言，成本低，性價比高。員工生日祝福？郵件推；保險行業的客戶保險到期了，推；銀行的信用卡還款時間到了，銀行推；要采購了，推；出庫了，要告知客戶，推......，客戶的智慧是無窮的，想到什么就推什么!

最后，把我自己推給您，有任何問題，歡迎進一步溝通！

小結：

勤哲Excel服務器中的信息化技術對郵件管理系統的幫助，取代傳統紙質公文流轉的工作模式，嚴格遵循公文管理制度，實現了全單位電子公文的上傳下達和智能流轉，為企業打造了靈活可擴展的郵件高效流轉模式，也為電子文檔統一管理奠定了信息化基礎。勤哲Excel服務器實現統一的郵件移動端辦公入口的同時，協同事項建立、處理、報表、通訊錄等功能，實現跨地域、跨組織、跨業務的實時數字化辦公業務協同。

免責聲明：市場有風險，選擇需謹慎！此文僅供參考，不作買賣依據。